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文书档案立卷归档制度(二)
文书档案立卷归档制度 二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
文书档案立卷归档制度(一)总则第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作,特制定本制度。
档案立卷归档制度:立卷原则:文书档案实行以卷为单位装订(即案卷级整理方法)的原则,其他会计、声像按国家相关规定执行。
秘书文书档案工作实务:立书立卷归档
文书立卷是本公司有关人员完成和处理他们工作的情况的反应,一般公司由秘书负责文件的收发、登记、立卷等工作,既要保证案卷质量,又要便于本公司有关人员需要时快速查找。
移交时,档案管理部门要对档案盒(案卷)进行严格检查。检查包括两主面的内容:检查档案盒(案卷)质量。
秘书的职责之一是遵照企业规定,做好公司收进、发出的一切以文字为表达工具的有关商务材料,并明确每一种资料的确切存储位置和应被保存期限。
二十三条 为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
第一条 为规范本单位文件材料归档工作, 丰富、完善本单位档案信息资源,依据有关规 定,制定本办法。第二条 本办法所称本单位文件材料,是指本 单位在生产、经营和管理活动中形成的各种形式 和载体的记录。
资料如何整理与归档
选择一个常用的电脑盘(如D盘、E盘等),建立文件夹,对每一电子文件进行详细命名,之后按照自己的分类习惯(如时间、用途、部门等)归档同一类型文件。定期备份资料 每周或每月及时备份,备份途径为云备份或移动硬盘备份。
收集:整理人需要将所有文件收集起来。筛选:整理人需要将收集的文件按照章程进行一定的筛选。进行划分:是划分文件的类别和级别。确保期限:确定文件的保管期限。
e)检查日期:归档文件检查完毕的日期。排架 归档文件整理完毕装盒后,上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致,排架方法应避免频繁倒架。
将全部文件收集起来,文件归档工作是按一定周期进行的,可能是一年,也可能是一个季度。按照相关章程进行筛选,剔除没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件。
然后是整理案卷,案卷厚度应当适宜,建议控制在1厘米到2厘米之间,材料过窄应当加车边;材料过款应折叠整齐;自己难辨认的,应附抄件。最后是确定保管期限、编制档案目录,按一定次序排列和存放。
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